Einführung von SAP S/4HANA bei Rosenberger – Informationen für unsere Lieferanten

Die Einführung des neuen Systems bringt organisatorische Änderungen mit sich, die auch Auswirkungen auf unsere gemeinsamen Geschäftsprozesse haben – etwa in der Auftragsabwicklung, Kommunikation oder im Dokumentenaustausch.

Was ändert sich?

• Werkstrennung in der Beschaffung
  Im Zuge organisatorischer Anpassungen wird eine Werkstrennung zwischen der Rosenberger Hochfrequenztechnik GmbH & Co. KG (nachfolgend „RT“) und der Rosenberger Magyarország Kft. (nachfolgend „RoHu“) vorgenommen. RoHu fungiert künftig nicht mehr als „verlängerte Werkbank“, sondern wird als eigenständige Einkaufsorganisation agieren. Die operative Abwicklung – insbesondere Bestellungen, Lieferungen und Rechnungsstellungen – erfolgt künftig standortbezogen über den jeweiligen Buchungskreis.

  • Jede Rosenberger-Gesellschaft plant und beschafft ihren Bedarf eigenständig. Somit erfolgt künftig auch die Fakturierung direkt zwischen der bestellenden Rosenberger-Gesellschaft und dem Lieferanten.
  • Zwischen RT und ihren Lieferanten bestehende Vertragsbeziehungen (z.B. Rahmenverträge, Nominierungsverträge bzw. Lieferpläne, NDA) sollen in Zukunft auf Basis einer gesonderten Vereinbarung auch die vertragliche Grundlage für die Zusammenarbeit von RoHu mit den Lieferanten bilden.
     

  Für die Lieferanten bedeutet dies, dass bestehende Verträge eine weitere Rosenberger-Gesellschaft beinhalten. Sollten Sie hierzu Fragen haben oder aus Ihrer Sicht Gründe gegen die geplante Migration des Lieferantenstamms zu RoHu sprechen, bitten wir Sie, sich frühzeitig an Ihre bekannten Ansprechpartner bei Rosenberger zu wenden.

• Einführung neuer Lieferantennummern
  Im Rahmen der Umstellung auf SAP S/4HANA erhält jeder Lieferant eine neue Lieferantennummer – basierend auf einer eindeutigen rechtlichen Einheit und geführt als einheitlicher Geschäftspartner. Sofern eine Geschäftspartnerschaft sowohl als Kunde als auch als Lieferant besteht, erfolgt künftig eine einheitliche Führung unter einer gemeinsamen BP-Nummer (Business Partner).
   
• Erweiterte Nutzung von Lieferplänen und EDI-Anbindung
  Zur Steigerung der Prozesssicherheit und Datenqualität in der Planung werden wir Lieferplanlogiken und EDI-Funktionalität weiter ausbauen und umfassender nutzen. Unser Ziel ist es, alle Serienlieferanten über Lieferpläne und EDI abzuwickeln, um eine Optimierung für beide Geschäftspartner zu erzielen. 
   
• Einführung von Lieferanten-Chargennummern
  Zur besseren Rückverfolgbarkeit wird die Lieferanten-Chargennummer im Wareneingang in SAP S/4HANA erfasst und entsprechend vom Lieferanten abgefragt. Eine chargenreine Lieferung ist dabei nicht erforderlich.
   
• Struktur von Auftragsbestätigungen und Rechnungen
  Auftragsbestätigungen und Rechnungen sind ausschließlich an die definierten E-Mail-Adressen zu übermitteln. Alle relevanten Informationen müssen bestätigt werden und inhaltlich sowie strukturell mit der Bestellung übereinstimmen.
   
• Anpassung der Empfängeradresse für Einkaufsformulare
  Zur Vereinfachung des Versands von Bestellungen, Kontrakten und weiteren Einkaufsdokumenten werden diese künftig ausschließlich an eine zentrale, festgelegte E-Mail-Adresse je Lieferant übermittelt.
   
• Umstellung auf Englisch als Standardsprache für systemisch erstellte Geschäftsdokumente
  Aufgrund unserer internationalen Kunden- bzw. Lieferantenstruktur und zur Vereinfachung der administrativen Prozesse, stellen wir unsere Geschäftsdokumente und Etiketten ausschließlich auf Englisch aus.
   
• Standardisierung der Lieferbedingungen und Zahlungsziele
  Im Zuge der SAP S/4HANA Anpassungen unserer Lieferprozesse stellen wir unter Berücksichtigung etwaig getroffener Vereinbarungen die Lieferbedingung vorzugsweise auf Incoterm FCA um und harmonisieren die Zahlungsziele. 
   
• Aufbau von Sicherheitsbeständen vor dem Go-live der Systemumstellung
  Um eine reibungslose Umstellung sowie eine kontinuierliche Lieferfähigkeit während des Go-live sicherzustellen, werden wir in der Vorbereitungsphase Sicherheitsbestände nach gemeinsamer individueller Absprache initiieren.
   
• Änderung der Warengruppen
  Im Zuge der Überarbeitung der Warengruppenstruktur erfolgt eine Neuzuordnung der Lieferanten zu den aktualisierten Warengruppen. Diese wird entsprechend im Jaggaer-System umgesetzt.
   
• Anpassung der Bewertungskriterien für die Lieferantenbewertung
  Die zukünftige Lieferantenbewertung umfasst die Rosenberger-Gesellschaften an den Standorten Jászárokszállás, Nyírbátor, Radeberg und Fridolfing. Eine Bewertung auf Standortebene ist möglich. Die Qualitätskennzahlen basieren auf Hardfacts, die logistischen Kennzahlen auf Softfacts.
   
• Harmonisierung und Kategorisierung der Preiskonditionen (Preiszuschläge und Edelmetallzuschläge)
  Der Aufbau der Preiskonditionen für Edelmetallzuschläge wird optimiert, sodass die Edelmetallkategorien mit den jeweils vereinbarten Preisen korrekt auf den Bestelldokumenten ausgewiesen werden. Sonstige Zuschläge – wie z. B. für Transport oder Dokumentation – werden künftig über definierte Preiskonditionen auf den Bestelldokumenten dargestellt.
   
• RfQs ausschließlich über Jaggaer
  Anfragen für den direkten Einkauf werden grundsätzlich über Jaggaer erstellt.
  Anfragen für den indirekten Einkauf können wahlweise über Jaggaer oder Microsoft Office erfolgen.
   
• Toolmanagement – Verwaltung der Werkzeuge
  Die Bereitstellung von Werkzeuginformationen soll künftig regelmäßig erfolgen. Abhängig vom eingesetzten Werkzeug ist eine monatliche, vierteljährliche oder jährliche Übermittlung der Schusszahlen sowie des Werkzeugzustands vorgesehen.
   
• Metallspäne – Lagerstruktur
  Werden Metallspäne im Rahmen des Beschaffungsprozesses beigestellt, ist in SAP S/4HANA ein entsprechender Lagerort anzulegen. Aufgrund der Werkstrennung und der Struktur der Einkaufsorganisationen müssen die Metallkonten auf Lieferantenseite künftig getrennt nach Werk geführt werden.
   
• Erforderliche Bedingungen für Verträge
  Künftig sind im Zuge der SAP-Umstellung die Laufzeit sowie die zugehörige Mengenangabe in den Kontrakten (u.a. Lieferplan) verpflichtend zu pflegen. 
   
• Logistik-Handbuch – Standardisierung von Verpackung und Etikettierung
  Wir passen unsere Bestell- und Lieferprozesse an die Anforderungen von SAP S/4HANA sowie an die vorgegebene Bestellstruktur an. Künftig gelten feste Verpackungseinheiten und eine einheitliche Etikettierung gemäß den Vorgaben des Logistik-Handbuchs. Diese Maßnahme unterstützt die Optimierung unserer Lager- und Logistikprozesse und erhöht die Transparenz entlang der gesamten Lieferkette.
   
• Harmonisierung der Bestellmengeneinheiten und Bestellgewichtsmengeneinheiten
  Zur Vereinheitlichung und Vereinfachung der Abwicklung wird es zukünftig je Warengruppe nur eine definierte Bestellmengeneinheit und Bestellgewichtsmengeneinheit geben.
   
• Frozen Zone – Sperrzeitraum für Transaktionsdaten während dem Go-live der Systemumstellung
  Während der Frozen Zone erfolgt ein Einfrieren von Transaktionsdaten wie Bestellungen, Wareneingängen usw.. Ziel ist die Sicherstellung einer stabilen Planungsgrundlage und die Vermeidung kurzfristiger Änderungen, um eine reibungslose Migration der Daten in das neue SAP S/4HANA-System zu ermöglichen.
   
• Lieferpläne statt Mengenkontrakte
  Im Serieneinkauf sollen wenn möglich alle bestehenden Mengenverträge zukünftig in Lieferpläne überführt werden.